Traiter les alertes 'bounce' et 'blocked'

Disponible pour : Admins 

Vous avez reçu une alerte vous indiquant que certains e-mails n’ont pas été envoyés ? Cette alerte vous est envoyée le lendemain de la tentative d'envoi, lorsque des e-mails n'ont pas été remis à leur destinataire suite à un “rebond” (retour à l'expéditeur).

Dans ces alertes, vous trouverez une liste d’adresses emails dont les statuts sont marqués comme bounce ou blocked. Pour les débloquer, une action sera nécessaire : soit de votre part (en tant qu'administrateur du compte), soit de la part de votre service informatique, selon la cause du blocage.

Dans cet article : 

• Débloquer les emails “bounce” ou “blocked”
• Centraliser la gestion de ces alertes
• Que faire si vous recevez une alerte alors qu’il n’y a pas de sondage en cours ?

Débloquer les emails “bounce” ou “blocked”

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les mails peuvent faire un rebond. Voici quelques raisons fréquentes de blocage et comment les corriger :

• l’adresse email est mal renseignée
• les collaborateurs ont quitté l’entreprise
• les collaborateurs sont arrivés récemment
• si l’adresse email est correcte et bien active
• la boîte mail du destinataire est pleine

✍️ L’adresse email est mal renseignée

Si les adresses email ont été mal renseignées, il faudra tout simplement les modifier.

• 🔐S'il s'agit de quelques adresses, faites la modification manuellement, tant que vous pouvez. Les collaborateurs pourront ainsi recevoir les e-mails de relance ou se connecter à leur Espace Participant pour répondre au sondage en cours.
• 🔐S'il s'agit de beaucoup d'adresses, vous pouvez envisager la modification via un import. Cochez l’option “supprimer les collaborateurs qui ne sont pas dans le fichier” pour ne pas créer d’utilisateurs en doublon.
  

  ⚠️ Attention toutefois, l’import d’un fichier Excel faisant un “annule et remplace”, les collaborateurs mis à jour via ce mode ne seront pas comptabilisés comme faisant partie de la liste de destinataires et ne pourront donc pas recevoir les mails de relance.

🚪Les collaborateurs ont quitté l’entreprise

Des collaborateurs ayant quitté l’entreprise étaient peut-être destinataires du sondage alors que leurs adresses email étaient inactives. 

• 🔐 Il vous suffit tout simplement de les supprimer du compte. 

🆕 Les collaborateurs sont arrivés récemment 

De nouveaux arrivants étaient peut-être destinataires du sondage alors que leurs adresses email n’étaient pas encore activées.

• 🔐Assurez-vous que les adresses e-mails soient désormais bien actives et communiquez-nous la liste d’emails en statut “blocked” à hello@supermood.fr pour finaliser le déblocage.

⚙️ Si l’adresse email est correcte et bien active

Le serveur mail du destinataire a pu être momentanément indisponible ou être équipé d’un filtre qui empêchait la réception de nos messages.
🔐 Informez votre service informatique afin qu’ils puissent :

• investiguer la cause de ce rebond
• autoriser les emails Supermood (Whitelisting)

Au besoin, nous pouvons vous fournir un exemple de message d’erreur renvoyé par le serveur mail du destinataire. Écrivez-nous à hello@supermood.fr !

📮 La boîte mail du destinataire est pleine

Enfin, si tous les points précédents sont au vert, il s’agit peut-être tout simplement d’un souci d’espace…Faute de place pour les stocker, les nouveaux messages vers cette boîte sont refusés. Cela peut être le cas lorsqu’une boîte mail est rarement consultée, par exemple pendant une période de vacances. 

🔐 Pour recevoir de nouveaux les mails Supermood, le destinataire devra tout simplement libérer de l’espace. 

Centraliser la gestion de ces alertes

Ces alertes sont envoyées à tous les administrateurs du compte. Afin de faciliter leur gestion, nous vous recommandons de désigner un responsable (un administrateur du compte) pour centraliser toutes ces alertes et les remonter si nécessaire à votre support informatique. 

Les administrateurs non-concernés par la gestion de ces alertes pourront alors soit se désinscrire de ces notifications ou tout simplement ignorer ces emails.

Que faire si vous recevez une alerte alors qu’il n’y a pas de sondage en cours ?

Les alertes bounce & blocked ne sont pas forcément causées par un email de lancement de sondage. Vous pouvez recevoir ces alertes avec les mêmes adresses listées :

• le lendemain d’un email de rappel, de réinitialisation de mot de passe, ou de fin de sondage, etc. 
• lorsque les adresses email sont également renseignées dans d’autres comptes Supermood - même s’il n’y a pas eu d’envoi d’email depuis ces comptes.
  Si les adresses ont mal été renseignées, cela vous rappelle de les modifier dans les différents comptes correspondants. 

Si vous avez des questions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse hello@supermood.fr, notre équipe support se fera un plaisir de vous assister ! 😃