Vérifier sa base de collaborateurs avant de l'importer

Pour mettre à jour votre base de données collaborateurs (ajouter les nouveaux arrivants et supprimer les employés sortants), vous pouvez directement importer votre liste de collaborateurs au format Excel.

Découvrez dans cet article les étapes de vérifications requises avant d'importer votre fichier !

Dans cet article : 

• 1. Vérifier le formatage
• 2. Ajuster les intitulés de colonnes avec les filtres Supermood
• 3. Supprimer les doublons
• 4. Conserver la même structure

1. Vérifier le formatage

Votre fichier doit être au format Microsoft Excel (xlsx). 

Avant d’importer votre fichier, assurez-vous que :

• votre fichier Excel ne contient qu'une seule feuille,
• il n'y a pas de ligne ou de colonne cachée dans votre fichier Excel,
• le prénom et le nom se trouvent dans des colonnes séparées (astuce pour les séparer),
• votre fichier n’est pas protégé par un mot de passe,
• les valeurs renseignées respectent bien les normes (Les normes à respecter pour renseigner la base collaborateurs)

💡 Astuces

→ Si c'est la première fois ou si vous voulez repartir de zéro, téléchargez notre modèle ! Il est disponible depuis la page d’import.
→ Si vous voulez partir de votre base actuelle, exportez la liste de vos collaborateurs enregistrés sur Supermood pour vous appuyer sur ce fichier.

2. Ajuster les intitulés de colonnes avec les filtres Supermood

Les colonnes obligatoires

Pour ajouter ou mettre à jour des collaborateurs sur la plateforme, vous devrez renseigner à minima les informations de contact obligatoires : Prénom, Nom, Langue, Employé Actif, Email ou Identifiant personnel.

Pour que les colonnes obligatoires soient reconnues, les intitulés doivent suivre l’un de ces formats.

Les filtres d'analyse

Au moment de l'import, la plateforme vous invitera à faire correspondre les colonnes de votre fichier avec les filtres activés sur votre compte.

💡Astuce - Afin de faciliter la démarche, pensez à nommer les colonnes de votre fichier Excel avec les mêmes intitulés que les filtres enregistrés sur votre compte. Par exemple : 
・si vous avez une colonne intitulé ‘Sexe’, remplacez le titre par ‘Genre’ comme inscrit sur la plateforme. 
・si vous avez une colonne pour renseigner le département des collaborateurs, vous devrez vous assurer qu’il y ait bien un filtre d'analyse ‘Département’ ajouté sur votre compte Supermood. 

3. Supprimer les doublons

Un identifiant unique 

Un collaborateur est reconnu via son adresse email ou son identifiant personnel. Assurez-vous donc qu’il y ait une seule adresse email ou identifiant personnel renseigné par collaborateur.

Un numéro unique (si l'option SMS est activé) 

De la même façon, la solution Supermood ne fonctionne pas pour les numéros de téléphone partagés (téléphone d’astreinte, etc.). Si plusieurs collaborateurs partagent un même numéro de téléphone, le collaborateur détenant le téléphone au moment du lancement de sondage recevra les SMS de tout le monde. Il risquerait de répondre à la place de ses collègues. Assurez-vous donc qu'il y ait un numéro de téléphone unique par collaborateur.

💡 Astuce Excel - Rechercher des doublons

4. Conserver la même structure

L'import aura pour effet d'écraser les données collaborateurs renseignées sur votre compte avec les données de votre fichier. Afin de suivre l'évolution des scores et comparer les résultats des différentes populations, il est recommandé de conserver une structure cohérente. 

Soyez vigilants aux :

• cellules vides
• typographies des valeurs
• utilisateurs avec des accès

Les cellules vides

Dans le cas où vous décidez d’importer chaque colonne de votre fichier, soyez vigilants aux  cellules vides ! Cela effacera les informations du collaborateur préalablement enregistrées.

💡Astuce - Si vous ne souhaitez pas mettre à jour les données renseignées dans une colonne, il vous suffit de l'ignorer lors de l'import. 

Typographie des valeurs

Faites bien attention à ne pas faire d’erreurs de frappe dans le remplissage des colonnes car des typographies différentes (majuscules, minuscules, espaces supplémentaires, accents, etc.) mènent à la création de groupes différents - ce qui impactera vos résultats. 
Exemple : “Paris” et “ paris” seront considérés par la plateforme comme deux valeurs différentes.

Les utilisateurs avec des accès

Dans certains cas, il peut y avoir des personnes externes (consultants, responsables groupe, etc. ) qui doivent garder des accès aux résultats de sondages. Pensez également à les ajouter à votre fichier pour éviter de supprimer leurs accès lors de l'import. 

💡Astuce - Pour retrouver les utilisateurs avec des accès, exportez votre base de données puis, dans la colonne "Type d'utilisateurs", filtrez sur les valeurs "Admin" et "Managers" (Lecteurs de résultats).