Préparer sa base de collaborateurs avant de l'importer

Pour mettre à jour votre base et ajouter de nouveaux collaborateurs sur la plateforme, vous pouvez importer directement votre liste de collaborateurs sur la plateforme.

Formats compatibles 

Votre fichier doit être au format Microsoft Excel (xlsx). 

Astuces : 

• Téléchargez le modèle (depuis la page d’import) 
• Exportez la liste de collaborateurs enregistrés sur Supermood pour vous appuyer sur ce fichier

Etape par étape

1. Formatage
2. Les attributs 
3. Un identifiant unique 
4. Cohérence du fichier 

1 - Formatage

Avant d’importer votre fichier, assurez-vous que :

• Toutes les informations soient concentrées sur une seule feuille Excel : les fichiers contenant plusieurs feuilles Excel ne sont pas acceptés.
• il n'y ait pas de lignes ou de colonnes cachées dans votre fichier Excel
• le prénom et le nom se trouvent dans des colonnes séparées. [Astuce Excel : Séparer du texte en plusieurs colonnes]
• votre fichier n’est pas protégé par un mot de passe
• vos valeurs d’attributs respectent bien les normes. Consultez notre article Quelles sont les normes à respecter pour renseigner vos valeurs d’attributs ? 

2 - Les Attributs

1) Vérifiez que les 5 attributs de base soient bien renseignés

Pour ajouter ou mettre à jour des collaborateurs sur la plateforme, vous devrez renseigner à minima ces cinq attributs: 

• Prénom : L’intitulé de votre colonne doit correspondre à l’un de ces formats :’ prenom’, ‘first name’, ‘surname’, ‘firstname’
• Nom : L’intitulé de votre colonne doit correspondre à l'un de ces formats: ‘nom’, ‘last name’, ‘name’ 
• Adresse email : L’intitulé de votre colonne doit correspondre à l’un de ces formats : ‘mail’, ‘email’, ‘courrier’ 
• Langue : L’intitulé de votre colonne doit correspondre à l’un de ces formats : ‘language’, ‘langue’, ‘lang’
• Employé actif : L’intitulé de votre colonne doit correspondre à l’un de ces formats : ‘employé actif’, ‘active’, ‘actif’, ‘is active’, ‘est actif’

2) Si vous avez des attributs personnalisés, faites correspondre le nom des colonnes et les attributs Supermood

Supermood fera correspondre les colonnes de votre fichier avec les attributs enregistrés sur la plateforme. 

Afin de faciliter la démarche au moment de l’import, pensez à renommer les colonnes de votre fichier Excel  en fonction des attributs enregistrés sur la plateforme.

Par exemple : 

• si vous avez une colonne intitulé ‘Sexe’, remplacez le nom par ‘Genre’ comme inscrit sur la plateforme. 
• si vous avez une colonne pour renseigner le département des collaborateurs, vous devrez vous assurer qu’il y a un attribut ‘Département’ ajouté sur Supermood. 

ℹPour ajouter un nouvel attribut sur la plateforme, informez votre account manager !

3 - Un identifiant unique

Lorsque vous mettez à jour votre base de collaborateurs via un import Excel, la plateforme fera correspondre les données de votre fichier avec celles de la plateforme en se basant sur la reconnaissance de l’adresse email des collaborateurs. 

• Assurez-vous donc qu’il n’y ait pas de doublon [Astuce Excel : Rechercher des doublons]
• Vérifiez qu’il y ait une seule adresse email renseignée par collaborateur

⚠ Vous ne pouvez pas modifier l’adresse email en faisant un import : la plateforme ne reconnaîtra pas l’adresse email, et créera donc un nouvel utilisateur au lieu de mettre à jour le précédent. Si vous souhaitez mettre à jour l’adresse email d’un collaborateur, vous pouvez la mettre à jour depuis sa fiche collaborateur. Notre article Modifier les informations d’un collaborateur vous indique comment faire. 

Si vous avez fait un import avec la nouvelle adresse email, et que vous n’avez pas coché l’option 'supprimer les collaborateurs qui ne sont pas dans le fichier', il faudra penser à supprimer le profil de l’ancien collaborateur.

4 - Cohérence du fichier

Il est recommandé d’inspecter une dernière fois votre fichier avant import. 

Vérifiez que vos valeurs correspondent bien aux bonnes colonnes. Une même valeur ne devrait pas se retrouver dans différentes colonnes. 

• Si vous mettez à jour les collaborateurs déjà existants sur la plateforme, les informations de votre fichier écraseront celles existantes sur la plateforme. Dans le cas où vous décidez d’importer chaque colonne de votre fichier, soyez vigilants aux  cellules vides ! Cela effacera les informations du collaborateur préalablement enregistrées.
• Faites bien attention à ne pas faire d’erreur dans le remplissage des attributs, car des typographies différentes sur un même attribut vont mener à la création de deux groupes/valeurs différents.

Exemple : “Paris” et “paris” seront considérés par la plateforme comme deux valeurs différentes

• Si vous avez mis en place des attributs hiérarchiques, prenez soin de vérifier que votre arbre hiérarchique soit bien respecté. 

Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à joindre l’équipe support à l’adresse hello@supermood.fr