Préparer sa base de collaborateurs avant de l'importer

Pour mettre à jour votre base et ajouter de nouveaux collaborateurs sur la plateforme, vous pouvez importer directement votre liste de collaborateurs sur la plateforme.

Formats compatibles 

Votre fichier doit être au format Microsoft Excel (xlsx). 

💡Astuces : 

• Si c'est la première fois, ou si vous voulez repartir de zéro : téléchargez notre modèle ! Il est disponible depuis la page d’import.
• Si vous voulez partir de votre base actuelle, exportez la liste de vos collaborateurs enregistrés sur Supermood pour vous appuyer sur ce fichier.

Etape par étape

1. Formatage
2. Les attributs 
3. Un identifiant unique 
4. Cohérence du fichier 

1 - Formatage

Avant d’importer votre fichier, assurez-vous que :

• toutes les informations sont concentrées sur une seule feuille Excel (les fichiers contenant plusieurs feuilles Excel ne sont pas acceptés),
• il n'y a pas de ligne ou de colonne cachée dans votre fichier Excel,
• le prénom et le nom se trouvent dans des colonnes séparées (astuce Excel : Séparer du texte en plusieurs colonnes),
• votre fichier n’est pas protégé par un mot de passe,
• vos valeurs d’attributs respectent bien les normes (consultez notre article Quelles sont les normes à respecter pour renseigner vos valeurs d’attributs ?)

2 - Les Attributs

Vérifiez que les 5 attributs de base sont bien renseignés

Pour ajouter ou mettre à jour des collaborateurs sur la plateforme, vous devrez renseigner à minima ces cinq attributs: Prénom, Nom, Langue, Employé Actif, Email ou Matricule.

L’intitulé de votre colonne doit correspondre à l’un de ces formats :

• Prénom : ’ prenom’, ‘first name’, ‘surname’, ‘firstname’
• Nom : ‘nom’, ‘last name’, ‘name’ 
• Adresse email : ‘mail’, ‘email’, ‘courrier’ 
• Langue : ‘language’, ‘langue’, ‘lang’
• Employé actif : ‘employé actif’, ‘active’, ‘actif’, ‘is active’, ‘est actif’
• Matricule : 'matricule', 'personal number',  'personal identifier', 'personnel number', 'personnel identifier'

Si vous avez des attributs personnalisés, faites correspondre le nom des colonnes et les attributs Supermood

Supermood fera correspondre les colonnes de votre fichier avec les attributs enregistrés sur la plateforme. 

Afin de faciliter la démarche au moment de l’import, pensez à renommer les colonnes de votre fichier Excel  en fonction des attributs enregistrés sur la plateforme.

Par exemple : 

• si vous avez une colonne intitulé ‘Sexe’, remplacez le nom par ‘Genre’ comme inscrit sur la plateforme. 
• si vous avez une colonne pour renseigner le département des collaborateurs, vous devrez vous assurer qu’il y a un attribut ‘Département’ ajouté sur Supermood. 

ℹ️ Pour ajouter un nouvel attribut sur la plateforme, informez votre account manager !

3 - Un identifiant unique

Lorsque vous mettez à jour votre base de collaborateurs via un import Excel, la plateforme fera correspondre les données de votre fichier avec celles de la plateforme en se basant soit sur la reconnaissance de l’adresse email des collaborateurs, soit sur le matricule (si le collaborateur n'a pas d'adresse email). 

• Assurez-vous donc qu’il n’y ait pas de doublon [Astuce Excel : Rechercher des doublons]
• Vérifiez qu’il y ait une seule adresse email ou matricule renseigné par collaborateur

⚠️ Vous ne pouvez pas modifier l’adresse email ou le matricule en faisant un import : la plateforme ne reconnaîtra pas l’adresse email ou le matricule, et créera donc un nouvel utilisateur au lieu de mettre à jour le précédent. Si vous souhaitez mettre à jour l’identifiant unique d’un collaborateur, vous pouvez la mettre à jour depuis sa fiche collaborateur. Notre article Modifier les informations d’un collaborateur vous indique comment faire. 

Si vous avez fait un import avec la nouvelle adresse email ou le nouveau matricule, et que vous n’avez pas coché l’option 'supprimer les collaborateurs qui ne sont pas dans le fichier', il faudra penser à supprimer le profil de l’ancien collaborateur.

4 - Cohérence du fichier

Il est recommandé d’inspecter une dernière fois votre fichier avant import. 

Vérifiez que vos valeurs correspondent bien aux bonnes colonnes. Une même valeur ne devrait pas se retrouver dans différentes colonnes. 

• Les cellules vides : si vous mettez à jour les collaborateurs déjà existants sur la plateforme, les informations de votre fichier écraseront celles existantes sur la plateforme. Dans le cas où vous décidez d’importer chaque colonne de votre fichier, soyez vigilants aux  cellules vides ! Cela effacera les informations du collaborateur préalablement enregistrées.
• Typographie des valeurs : faites bien attention à ne pas faire d’erreur dans le remplissage des attributs, car des typographies différentes sur un même attribut vont mener à la création de deux groupes/valeurs différents.
  Exemple : “Paris” et “paris” seront considérés par la plateforme comme deux valeurs différentes
• La hiérarchie : prenez soin de vérifier que votre arbre hiérarchique ou organigramme soit bien respecté. 
• Les utilisateurs avec des droits d’accès : si vous avez des utilisateurs avec des droits d’accès au compte mais absents de votre fichier et que vous souhaitez les conserver, pensez à les ajouter à votre fichier avant l’import. Vous pouvez récupérer leurs informations depuis le fichier d’export ! 😉

👉 Téléchargez notre guide pratique : Préparer et importer sa base de collaborateurs