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Importer une liste de collaborateurs

Lizzie Jais
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Disponible pour : Admins

Gagnez du temps en important un fichier Excel pour ajouter, modifier et supprimer des collaborateurs en masse.

Pour importer votre fichier Excel, rendez-vous dans Équipes > Mes collaborateurs et cliquez sur Importer un fichier. Ce processus d'import en 5 étapes vous permet de vérifier votre fichier avant d'intégrer les données dans votre compte Supermood.

💡Nos conseils essentiels 

Avant de commencer l’import, pensez à:

Dans cet article :

  1. Choisir la population et séléctionner le fichier
  2. Faire correspondre les filtres d'analyse
  3. Vérifier les données
  4. Valider les mouvements des collaborateurs
  5. Importer

1. Choisir la population et sélectionner le fichier

Commencez par choisir le périmètre sur lequel vous souhaitez faire une mise à jour : tous les collaborateurs ou une partie seulement (un pays, un département, tous les départements sauf un, etc.).

Ensuite, sélectionnez simplement votre fichier.

Il devra impérativement :

  • être au format Excel (.xlsx),
  • ne contenir qu'un seul onglet,
  • être non chiffré par un mot de passe.

2. Faire correspondre les filtres d'analyse

Cette étape vous invite à faire le lien entre les colonnes de votre fichier et les filtres d’analyse définis sur votre compte. Selon les cas de figures, vous pouvez faire correspondre les colonnes et les filtres, ignorer les filtres non utilisés, ou ajouter les filtres manquants.

  • Faire correspondre les colonnes et les filtres
    Vous trouverez à gauche les filtres d’analyse définis sur votre compte et à droite les intitulés de colonne de votre fichier Excel. Il ne vous reste plus qu’à faire les liens ! 

💡Astuce

Pour gagner du temps, nommez vos colonnes avec les mêmes intitulés que les filtres d’analyse. La correspondance se fera automatiquement. 
  • Ignorer les filtres non utilisés
    Si vous voulez ne mettre à jour qu’une partie des champs collaborateurs ou s'il vous manque quelques informations dans votre fichier (colonnes vides ou manquantes), ignorez les filtres correspondants - les valeurs de ces filtres ne seront pas impactées par la mise à jour ! 

⚠️ Si vous êtes amené·e à ignorer des filtres régulièrement, cela peut être une indication qu'ils ne sont plus utiles. Pour une meilleure visibilité des résultats et dans un souci de respect des données personnelles de vos collaborateurs (RGPD), pensez à les supprimer plutôt que de les ignorer à chaque import.
  • Ajouter les filtres manquants
    Si certaines colonnes de votre fichier n’ont pas de correspondance avec les filtres définis sur votre compte, vous verrez une alerte indiquant que ces colonnes ne seront pas importées.
    Si vous n’avez pas besoin d’intégrer ces informations dans votre compte, ne tenez pas compte de cette alerte. À l’inverse si vous souhaitez importer ces informations, créez le champ correspondant dans l’onglet Filtres d’analyse et chargez votre fichier de nouveau.

3. Vérifier les données

À cette étape, la plateforme vous indique s’il y a des erreurs bloquant l’import ou s’il y a des informations auxquelles prêter attention. 

  • Les erreurs bloquantes (❌)
    Un import peut être bloqué par des informations de contact obligatoires manquantes (prénom, nom, langue, employé actif, email ou identifiant personnel) et des doublons d’emails ou d’identifiants personnels.
  • Les avertissements non-bloquants (⚠️)
    La plateforme vous indique le nombre de cellules vides au sein de chaque colonne. Soyez vigilants ! S’il y avait des données précédemment renseignées dans votre compte, l’import de cellules vides aura pour effet de supprimer ces informations. 

4. Valider les mouvements des collaborateurs

À cette étape, la plateforme remonte les différences entre les collaborateurs dans votre fichier et les utilisateurs déjà présents dans votre compte Supermood.
Vous pourrez décider de ce qu’il advient des collaborateurs : 

Les collaborateurs absents de votre fichier

Il s’agit des collaborateurs qui ne figurent pas dans votre fichier Excel mais uniquement dans votre compte Supermood. 

Pour ces derniers, vous avez trois possibilités :

  • Ne pas modifier - Ils resteront tels quels dans votre compte.
  • Les rendre inactifs - Cette option est conseillée lorsque les collaborateurs sont en congés. Ils seront toujours présents dans votre compte mais seront retirés des listes de diffusion des sondages ou du SuperLike.
  • Les supprimer - Sélectionnez cette option si vos collaborateurs ont quitté l’entreprise. Leurs profils seront supprimés mais leur réponses passées resteront intactes dans vos résultats.

ℹ️ Ces actions auront un impact seulement sur la population que vous êtes en train de mettre à jour (tous les collaborateurs ou une population cible). 

Les collaborateurs changeant de périmètre

Lors d’un import ciblé sur une population : il s’agit des collaborateurs, déjà présents dans Supermood, qui entrent ou sortent de la population cible.
Pour ces derniers, vous avez 2 actions possibles : 

  • Ne pas modifier - Ils conserveront les mêmes informations que celles déjà présentes sur votre compte Supermood.
  • Appliquer les modifications - Les collaborateurs seront mis à jour avec leur nouveau périmètre ainsi que l’ensemble des données de votre fichier.

5. Importer

Vous pouvez désormais cliquer sur “Lancer l’import”.

Une fois l'import lancé, vous pouvez sereinement naviguer sur d’autres onglets ou fermer la page - la plateforme se charge de la mise à jour !

Une fois l’import terminé, vous aurez accès à une description des événements de l'import (nombre de collaborateurs modifiés, erreurs, etc.) depuis la page Import Excel. 👍

 

Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à joindre l’équipe support à l’adresse hello@supermood.fr ! 

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