Importer sa liste de collaborateurs

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Avant de commencer, pensez à vérifier votre fichier Excel avec votre liste de collaborateurs à jour. Nous vous conseillons d'exporter la liste de collaborateurs en amont de l'import; cela vous aidera à corriger d’éventuelles erreurs.

S'il ne s'agit pas de votre premier import, vous pouvez consulter la vidéo Mettre à jour la base de collaborateurs.

Pour importer votre fichier Excel, cliquez sur “Ajouter un collaborateur”, puis “Importer un fichier”.

Découpé en 4 étapes, ce processus d’import vous permet de vérifier et corriger les incompatibilités avec la plateforme : 

1. Sélection du fichier
2. Vérification des attributs
3. Les collaborateurs existants
4. Import

Sélection du fichier

Importez un fichier Excel, sans mot de passe et avec une seule feuille. Lors de cette étape, Supermood analyse le formatage de votre fichier. Vous serez informé s’il y a des alertes auxquelles prêter attention ou s’il y a des erreurs à corriger.

ℹLe type d’utilisateur (administrateurs, collaborateurs, managers) ne peut pas être configuré via un import Excel.  Cette colonne de votre fichier ne sera donc pas utilisée lors de l’import,  vous pouvez passez à la prochaine étape.

Consultez notre section donner accès à la plateforme pour définir des types d'utilisateurs. 

Vérification des attributs

La plateforme reconnaît les attributs ayant les même noms que les intitulés des colonnes de votre fichier Excel et vous les fait concorder.

Vous trouverez à gauche les attributs définis sur la plateforme et à droite les intitulés de colonnes de votre fichier Excel. Il ne vous reste plus qu’à faire les liens. 

Supermood vous informe si : 

• X attribut(s) n’ont pas de correspondances :

Faites les correspondre avec une colonne de votre fichier ou ignorez les attributs. Le bouton ‘Ignorer’ vous permet de ne pas modifier un attribut.

• X colonne(s) de votre fichier sont inutilisée(s) :

Chaque colonne de votre fichier Excel doit correspondre à un attribut sur la plateforme. Si vous souhaitez ajouter un attribut, prenez contact avec votre account manager !

Les collaborateurs existants

Supermood distingue les collaborateurs déjà présents dans la plateforme, ceux présents dans votre fichier Excel et dans le système, ainsi que les nouveaux collaborateurs présents uniquement dans votre fichier Excel. 

Si applicable, vous pouvez avoir jusqu’à  3 blocs : 

➤ Les collaborateurs manquants : 

Il s’agit des collaborateurs qui ne figurent pas dans votre fichier Excel mais uniquement dans le système Supermood. 

Vous avez alors 3 choix possibles : 

• Ne pas modifier : ils resteront tels quels dans la plateforme
• Les rendre inactifs : ils seront toujours présents dans le système mais ne recevront plus de sondages. Cette option est conseillée lorsque les collaborateurs sont en congés.
• Supprimer : Les résultats passés seront sauvegardés sur la plateforme mais Supermood supprimera les informations relatives aux collaborateurs. Il est requis de choisir cette option si vos collaborateurs ne font plus partie de l’entreprise. 

➤ Les collaborateurs déjà présents dans votre compte :

Il s’agit des collaborateurs initialement renseignés dans le système et dans votre fichier Excel également. Ils seront édités avec les informations présentes dans votre fichier. 

➤ Les nouveaux collaborateurs : 

Il s’agit des collaborateurs renseignés dans votre fichier Excel mais absents de la plateforme. Ils seront donc ajoutés au système Supermood.

Vous pouvez ensuite passer à l’écran suivant, pour obtenir un résumé de l’impact de cet import sur la plateforme.

Import 

Vous pouvez désormais cliquer sur Finaliser l’import et attendre que l’import atteigne les 100% de complétion.  

⚠ : Ne rafraichissez pas la page tant que l’import n'est pas terminé !

S’il y a des informations auxquelles prêter attention, la plateforme vous alertera. Le cas échéant, vous pourrez corriger d’éventuelles erreurs. 

👉 Téléchargez le guide pratique : Préparer et importer sa base de collaborateurs