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Importer sa liste de collaborateurs

Lizzie Jais
  • Mise à jour
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Disponible pour : Admins

Vous venez de terminer les vérifications votre base de collaborateurs ? Il ne vous reste plus qu’à l’importer dans votre compte Supermood. 🚀

Dans cet article :

  1. Sélection du fichier 
  2. Correspondance des filtres d'analyse
  3. Vérification des données
  4. Collaborateurs impactés
  5. Import


Pour importer votre fichier Excel, rendez-vous dans Équipes > Mes collaborateurs et cliquez sur “Importer un fichier”. Ce processus d'import en 5 étapes vous permet de vérifier votre fichier avant d'intégrer les données dans votre compte Supermood.

💡Astuce
Pensez toujours à exporter la liste des collaborateurs avant de commencer votre import pour constituer une sauvegarde. Cela vous aidera à corriger d’éventuelles erreurs.

 

1. Sélection du fichier

Pour que l'import puisse fonctionner, votre fichier doit impérativement :

→ être au format Excel (.xlsx),
→ ne contenir qu'un seul onglet,
→ être non chiffré par un mot de passe.

2. Correspondance des filtres d'analyse

Cette étape vous invite à faire le lien entre les colonnes de votre fichier et les filtres d’analyse définis sur votre compte. Selon les cas de figures : faites correspondre les colonnes et les filtres, ignorez les filtres non utilisés, ou ajoutez les filtres manquants.


↔️ Faites correspondre les colonnes et les filtres

Vous trouverez à gauche les filtres d’analyse définis sur votre compte et à droite les intitulés de colonne de votre fichier Excel. Il ne vous reste plus qu’à faire les liens ! 

💡Astuce
Pour gagner du temps, nommez vos colonnes avec les mêmes intitulés que les filtres d’analyse. La correspondance se fera automatiquement. 


☑️ Ignorez les filtres non utilisés

Si vous voulez ne mettre à jour qu’une partie des champs collaborateurs ou s'il vous manque quelques informations dans votre fichier (colonnes vides ou manquantes), ignorez les filtres correspondants ! 
Si vous ignorez un filtre, les valeurs de ce filtre ne seront pas impactées par la mises à jour ! 

⚠️ Si vous êtes amené·e à ignorer des filtres régulièrement, cela peut être une indication qu'ils ne sont plus utiles (que ce soit pour vos analyses, la définition des listes de destinataires ou l’attribution des droits). Pour une meilleure visibilité des résultats et dans un souci de respect des données personnelles de vos collaborateurs, pensez à les supprimer plutôt que de les ignorer à chaque import.


➕ Ajoutez les filtres manquants

La plateforme vous indique à cette étape si certaines colonnes de votre fichier n’ont pas de correspondances et ne seront donc pas importées.

  • Ces colonnes ne sont pas nécessaires pour votre analyse, l’attribution des droits ou la définition de votre liste de destinataires ?
    → Ne tenez pas compte de cette alerte !
  • Vous avez besoin d’intégrer ces informations dans votre compte ?
    → Il vous suffit de créer les filtres d'analyse correspondants et de charger votre fichier à nouveau.

3. Vérification des données

À cette étape, la plateforme vous informe s’il y a des erreurs bloquant l’import ou s’il y a des informations auxquelles prêter attention. 

Erreurs bloquantes (❌)

Un import peut être bloqué par :

  • des informations de contact obligatoires manquantes (prénom, nom, langue, employé actif, email ou identifiant personnel), 
  • et des doublons d’emails ou d’identifiants personnels.

Avertissements non-bloquants (⚠️)

La plateforme vous renseigne sur le nombre de cellules vides au sein de chaque colonne à importer.
Soyez vigilants ! S’il y avait des données précédemment renseignées dans votre compte, l’import de cellules vides aura pour impact d’écraser ces informations avec des valeurs vides.

ℹ️ Pour corriger les erreurs et vérifier votre fichier, aidez-vous de notre guide : Vérifier sa base de collaborateurs avant de l’importer.

 

4. Collaborateurs impactés

À cette étape, la plateforme remonte les différences entre les collaborateurs dans votre fichier et les utilisateurs déjà présents dans votre compte Supermood. et vous affiche :

  • les collaborateurs déjà dans votre compte
    Il s'agit des collaborateurs qui seront mis à jour avec les informations renseignées dans votre fichier.
  • les nouveaux collaborateurs
    Ce sont les collaborateurs listés dans votre fichier Excel mais absents de la plateforme. Ils seront donc ajoutés à votre compte Supermood.
  • les collaborateurs absents de votre fichier
    Il s’agit des collaborateurs qui ne figurent pas dans votre fichier Excel mais uniquement dans votre compte Supermood. 

    Pour ces derniers, vous avez trois possibilités :

    → ne pas modifier - Ils resteront tels quels dans votre compte.

    → les rendre inactifs - Cette option est conseillée lorsque les collaborateurs sont en congés. Ils seront toujours présents dans votre compte mais seront retirés des listes de diffusion des sondages ou du SuperLike.

    → les supprimer - Sélectionnez cette option si vos collaborateurs ont quitté l’entreprise. Cette action supprimera les profils des utilisateurs (leurs accès et les informations les concernant). Leurs réponses passées resteront intactes et accessibles de manière agrégé sur votre compte.

    ⚠️ Pensez à jeter un coup d’œil à la liste avant de les supprimer. Il peut y avoir des personnes externes (consultants, responsables groupe, etc. ) qui doivent garder des accès administrateurs.

5. Import 

Vous pouvez désormais cliquer sur Lancer l’import.
Une fois l'import terminé, vous aurez accès à une description des évènements de l'import (nombre de collaborateurs modifiés, erreurs, etc.). 👍

 

Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à joindre l’équipe support à l’adresse hello@supermood.fr ! 

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