Ajouter, modifier ou supprimer un collaborateur manuellement

La modification manuelle est pratique si vous devez modifier un ou deux collaborateurs. Lorsque vous souhaitez mettre à jour plus de 10 collaborateurs, passez plutôt par un import Excel.

Afin de disposer du taux de participation le plus juste possible, il est nécessaire de gérer votre liste de collaborateurs :

• Ajouter un collaborateur : lorsqu'il entre dans votre entreprise.
• Modifier les informations d'un collaborateur : quand il change d'équipe, par exemple.
• Rendre inactif un collaborateur : pour signaler qu’il est en congé.
• Supprimer un collaborateur : pour signaler qu’il a quitté l'entreprise.

Pour ajouter, modifier ou supprimer un collaborateur manuellement dans la plateforme, rendez-vous sur le Menu Équipes puis l'onglet "Mes collaborateurs".

➕ Ajouter un collaborateur

Cliquez sur le bouton “Ajouter” et sélectionnez “Ajouter un collaborateur”.
Vous arriverez sur une fiche collaborateur vide, qui vous permettra de remplir les informations nécessaires à son ajout.

Pour valider l'ajout d'un collaborateur, il est nécessaire de remplir à minima les informations de contact : Prénom, Nom, Email et/ou Matricule, Langue et Actif oui/non.

✍️ Modifier les informations d’un collaborateur 

Vous avez remarqué que les informations d’un collaborateur ne sont pas à jour, une petite modification s’impose. Bonne nouvelle, c’est très simple !

Vous disposez de la liste de vos collaborateurs, et à la droite de chaque nom, des icônes d’édition vous permettent d’accéder à la fiche de chaque collaborateur. Vous pouvez éditer les informations d’un collaborateur sur cette fiche. 

💡 Astuce : Si vous souhaitez créer une nouvelle valeur, cliquez dans le champ correspondant, déroulez la liste tout en bas et cliquez sur "Ajouter une nouvelle valeur".

🚫 Rendre inactif un collaborateur 

En rendant un collaborateur inactif, vous le retirez temporairement des listes de diffusion de l’ensemble de vos sondages et/ou du SuperLike. Il ne sera ainsi pas comptabilisé dans vos taux de participation. 

Quand rendre inactif un collaborateur ? 

Mettez en inactifs :

•  les collaborateurs en congé 
• ou encore les utilisateurs à qui vous ne voulez envoyer aucun sondage. 

💡Astuce : Si vous souhaitez qu’un utilisateur ait uniquement accès à la lecture de résultats mais ne soit pas compris dans les listes de diffusion des sondages ou du SuperLike, passez le en inactif. Il pourra toujours accéder à son interface administrateur. 

Comment rendre un collaborateur inactif ?

Via le mode manuel, vous pouvez rendre inactif un collaborateur directement depuis la liste de collaborateurs ou depuis sa fiche profil :

• depuis la liste de collaborateurs : sélectionnez le ou les collaborateurs à rendre inactifs en cochant leurs profils sur la gauche et cliquez sur le bouton rendre inactif, apparaissant en haut à côté du bouton ‘Exporter’. 
• depuis sa fiche profil : utilisez le bouton à bascule “Actif” pour indiquer le statut actif ou inactif.
  

❌ Supprimer un collaborateur 

En supprimant un collaborateur, vous supprimez sa fiche de la plateforme mais gardez bien ses réponses passées dans les vues consolidées de résultats. 

Quand supprimer un collaborateur ? 

Pour être conforme à la RGPD, il est indispensable de ne garder aucune information personnelle (nom, prénom, etc) sur les collaborateurs ayant quitté l’entreprise dans votre compte Supermood. Pensez donc à supprimer régulièrement tous les collaborateurs ayant quitté l’entreprise.

Comment supprimer un collaborateur ?

1. Recherchez l’utilisateur dans la barre de recherche et cliquez sur l’icône d’édition pour accéder à son profil.
2. Cliquez sur “Ce collaborateur a quitté l’entreprise”.