Mettre à jour des collaborateurs en cours de sondage

Un sondage est en cours et vous vous apprêtez à mettre à jour votre base de données ou à modifier les informations d’un collaborateur ? C’est tout à fait possible ! On vous détaille ici ce que cela implique.

Dans cet article : 

• Quel impact sur votre sondage en cours ?
• Peut-on ajouter des participants à un sondage en cours ?

Quel impact sur votre sondage en cours ? 

Vous pouvez mettre à jour votre base de données collaborateurs en toute tranquillité, cela n’affectera pas vos sondages en cours à quatre exceptions près :

• La suppression d’un collaborateur : il ne sera plus en mesure de répondre au sondage en cours mais il sera toujours comptabilisé parmi les collaborateurs sondés.
• Le passage du statut actif à inactif : le collaborateur pourra toujours répondre au sondage en cours mais ne recevra pas les e-mails de rappel. L’inverse (passage d’inactif à actif) n’a pas d’impact sur le sondage.
• La modification de la langue : le participant aura accès au sondage et aux e-mails de rappel dans la langue nouvellement sélectionnée.
• La modification manuelle de l’adresse email : le collaborateur recevra les e-mails de rappel et pourra répondre au sondage via l’email nouvellement renseigné.
  ⚠️ Ce changement n’est effectif sur un sondage en cours que s’il est réalisé manuellement, depuis le profil de l’utilisateur.

Pour les autres cas (ajouts de nouveaux collaborateurs, modification des filtres d'analyse) la liste de destinataires a été figée au lancement d’un sondage. Les collaborateurs sondés restent donc les mêmes et leurs réponses seront rattachées aux caractéristiques (filtres d'analyse) qui les définissaient au lancement du sondage. 

Par exemple, si vous modifiez après le lancement d’un sondage le département d’un collaborateur de Marketing à Commercial :

• ses réponses pour le sondage en cours seront affiliées au département Marketing (celui renseigné au moment du lancement) - et ce même s’il répond après que le changement ait été opéré. 
• ses réponses pour le prochain sondage seront rattachées au département commercial

Pourquoi cette règle ? Elle permet de figer les caractéristiques des collaborateurs à la date du lancement de sondage. Plus de doutes sur les équipes qui ont reçu le sondage ! Il s'agit de votre liste de destinataires telle qu'elle était au lancement.

Dans l’exemple précédent, le sondage a été lancé quand le collaborateur faisait encore partie de l’équipe Marketing, ses réponses seront donc rattachées au Marketing. 

Peut-on ajouter des participants à un sondage en cours ?

Non. Il n’est malheureusement pas possible d’inclure de nouveaux participants une fois que le sondage est lancé. Si seuls quelques collaborateurs n’ont pas eu l’occasion de participer, vous pouvez les rassurer : ils auront la possibilité de s’exprimer lors du prochain sondage. En revanche, s'il s'agit d’un nombre conséquent, vous pouvez demander conseil auprès de votre chargé de compte. Il est parfois préférable d’arrêter le sondage pour repartir sur de bonnes bases avec un nouveau lancement. 🚀

Vous pourriez avoir envie de les inclure en transférant votre lien ou en envoyant manuellement le mail de sondage mais cela aurait pour conséquence de fausser vos résultats. On vous explique ici quelles pratiques sont à éviter absolument et pourquoi :

❌ Ne jamais transférer son lien de sondage

Dans chaque email de sondage se trouve un lien unique qui permet aux collaborateurs d'accéder à leur interface Supermood pour répondre aux sondages en cours. Ainsi, lorsqu’un collaborateur transfère son lien de sondage, il donne un accès à son interface personnelle et risque de laisser ses collègues répondre en son nom. Le destinataire initial ne sera plus en mesure de répondre au sondage et les réponses transmises seront agrégées selon ses caractéristiques au lieu de ceux de la personne ayant réellement répondu. 

❌ Ne pas envoyer l’email depuis la Prévisualisation à un collaborateur non-inclus initialement

Si vous envoyez un sondage manuellement via l'aperçu de l'e-mail (en mode normal) à une personne qui n’était pas incluse dans la liste des destinataires au lancement du sondage, le collaborateur sera en mesure de répondre mais ses réponses ne seront pas toujours agrégées selon les caractéristiques qui le définissent (les filtres d'analyse). D’autre part, il ne sera comptabilisé parmi les collaborateurs sondés que s’il répond. Vous ne pourrez donc pas vous fier à votre taux de participation ! 

💡Astuce : Vous vous demandez peut-être comment envoyer de nouveau le sondage à l’un des destinataires ? Vous pouvez l’orienter vers son interface Supermood – les sondages qui attendent ses réponses s’y trouvent. 

Si vous avez des questions, pensez à nous faire signe à hello@supermood.fr - nous serons ravis d'y répondre !