Vous avez pu vérifier le bon fonctionnement du Whitelisting grâce à l’Étape 2 : Paramétrer un sondage test ? Nous voilà arrivés à la phase de construction de votre base de données collaborateurs.
La base de données collaborateurs (ou base collaborateurs pour faire plus court) est la liste complète de vos employés renseignant leurs informations de contact, ainsi que leurs caractéristiques démographiques et organisationnelles. Cette base collaborateurs va vous permettre d’envoyer vos sondages, d’appliquer des filtres sur vos résultats et de paramétrer des accès aux managers.
Suivez les étapes ci-dessous pour construire et intégrer votre base de données sur la plateforme.
Dans cet article :
1. Créer les filtres d’analyses
Vous avez extrait votre base de données collaborateurs (au format Excel) avec toutes les informations les concernant ? Vous pouvez maintenant décider des données que vous souhaitez intégrer sur la plateforme.
Conservez uniquement les colonnes de votre fichier contenant des données utiles pour l’envoi des sondages, des analyses, et la gestion des droits d’accès.
Pour faire votre choix, inspirez-vous de ce modèle et identifiez dans votre fichier :
⇒ les informations servant à communiquer les sondages,
⇒ les critères pour analyser vos résultats de sondages,
⇒ les champs permettant de définir les périmètres d’accès.
⇒ les informations servant à communiquer les sondages
Conservez dans votre fichier :
- les informations de contact obligatoires pour diffuser vos sondages,
- et les critères nécessaires à la création de vos listes de destinataires.
Certaines informations peuvent vous permettre de créer des listes de destinataires dynamiques. Vous pouvez avoir besoin d’envoyer des sondages exclusivement aux collaborateurs en télétravail par exemple.
⇒ les critères pour analyser vos résultats de sondages
Identifiez les critères sur lesquels vous allez baser vos analyses en vous posant les bonnes questions.
- Sur quelles populations souhaitez-vous filtrer les résultats (les départements, les services, etc.) ?
- Selon quels critères souhaitez-vous comparer les résultats (par établissements, par ancienneté dans l’entreprise, etc.) ?
- Les données sont-elles facilement accessibles ?
Évitez l’ajout d’informations qui ne sont pas déjà renseignées dans vos outils. Il sera difficile de les maintenir à jour sur la plateforme. - Est-ce que les différentes segmentations respectent bien le seuil de confidentialité ?
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⚠️ Assurez-vous que les valeurs définies au sein des colonnes sélectionnées (Département, Équipe, etc.) soient communes à au moins 5 collaborateurs. |
⇒ les champs permettant de définir les périmètres d’accès
Pour que les managers puissent accéder aux résultats de leur équipe, il faudra pouvoir identifier ces équipes de façon claire - au travers d’une valeur spécifique (ex : le département “Commercial”). Ce sont ces valeurs dont vous vous servirez pour définir les droits des lecteurs de résultats.
Si la structure de votre organisation (département, équipe, etc.) ne suffit pas à définir le découpage des futurs droits de lecture, pensez à intégrer les données qui le permettent (ex : donnée “N+1”, désignation des équipes transverses, etc.).
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ℹ️ Un périmètre est défini sur une seule valeur - il n’est pas possible de les cumuler. |
Vous avez sélectionné vos filtres ?
👉 Rendez-vous dans Équipes > Filtres d’analyses et suivez notre guide pour : Définir les filtres d’analyses.
2. Vérifier la base de données collaborateurs
Une fois vos filtres d’analyses créés, il ne vous reste plus qu’à vérifier que votre base de données est bien structurée avant de l’intégrer sur la plateforme.
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Assurez vous que :
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N’hésitez pas à consulter notre article d’aide : Préparer sa base de collaborateurs avant de l’importer.
💡 Pensez à transférer votre fichier à votre Account Manager pour une dernière vérification.
3. Importer le fichier
Votre Account Manager a vérifié votre fichier et tout est en ordre ? Vous y êtes ! Vous pouvez maintenant l’importer sur votre compte.
Si vous avez un doute ou une question, n'hésitez pas à contacter notre équipe support à hello@supermood.fr ! 🧑💻
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