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Pour pouvoir exploiter les outils d'analyse de Supermood au mieux, vous allez devoir fournir quelques informations au sujet de vos collaborateurs : leur nom, leur adresse email ou leur matricule, la ou les équipes dont ils font partie, ainsi que d’autres données démographiques.
Ces données seront très probablement amenées à changer au fil du temps, à mesure que vous utiliserez la plateforme. C'est pourquoi il est important de les tenir à jour.
Pour cela, nous mettons à votre disposition plusieurs moyens :
Nous allons ici décrire ces 4 approches et vous donner des clés pour choisir celle qui vous correspond le mieux.
🖐 La mise à jour manuelle
Comme son nom l’indique, cette méthode consiste à entrer les informations de vos collaborateurs à la main dans la plateforme.
Avantages : simple et rapide. En quelques clics, vous avez fait votre modification.
Inconvénients : chaque modification est faite individuellement. Au-delà de quelques informations, la répétition en fait un processus long à très long. De plus, une modification manuelle est plus susceptible d'être sujette à des erreurs de frappe.
Pour qui
Les structures avec peu d’informations à mettre à jour :
les entreprises de très petite taille ;
les entreprises enregistrant très peu de changements au niveau RH. Celles-ci pourront par exemple effectuer un import Excel au tout début pour mettre en place leur base de collaborateurs, puis effectuer les modifications nécessaires à la volée.
Au-delà de 10 collaborateurs à mettre à jour par mois, on estime que passer par une autre méthode est plus adapté.
La mise à jour manuelle peut aussi être pratique pour rectifier une information cruciale en attendant la prochaine mise à jour via un import Excel (voir la section suivante).
⚠️ Attention toutefois, si l’information corrigée manuellement sur la plateforme n’est pas corrigée également dans le prochain fichier d’import, les données reviendront à leur état initial.
⇒ Pour en savoir plus : Ajouter, modifier et supprimer manuellement un collaborateur
📗 Les imports Excel
Cette méthode consiste à importer régulièrement (en général une fois par mois) un fichier Excel contenant toutes les informations relatives aux collaborateurs.
Avantages : elle permet de mettre à jour toutes les données collaborateurs d'un coup, évitant ainsi la multiplication des manipulations.
Inconvénients : des mises à jour mensuelles ne permettent pas d'avoir une base de données à jour en permanence. En outre, il est toujours nécessaire d’avoir un responsable qui fait cette manipulation manuellement.
Pour qui
Les structures ne possédant pas de Système d'Information RH (SIRH) ou dont le SIRH ne contient pas toutes les informations nécessaires ;
Les structures ayant un SIRH exhaustif mais n'ayant pas la possibilité de mettre en place une intégration SFTP ou API.
⇒ Pour en savoir plus : Importer sa liste de collaborateurs
🔐 L’intégration SFTP
Cette méthode consiste à automatiser la mise à jour de votre base de collaborateurs en configurant votre SIRH pour extraire et envoyer automatiquement les données de vos employés à Supermood grâce au protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP).
Si cette méthode vous est accessible, nous vous conseillons de la privilégier car son principe est simple et sûr : il s’agit en somme d’une copie des données de votre base transférée en toute sécurité. Elle évite au maximum les erreurs et vous dispense de manipulations additionnelles.
Pour qui
Toute structure possédant un SIRH supportant les envois SFTP.
Un SIRH exhaustif, qui contient toutes les informations nécessaires au fonctionnement Supermood
⇒ Pour en savoir plus : Mettre en place l’intégration SFTP
⚙️ L’API User management
Cette méthode consiste à la mise à jour de la base de collaborateurs de façon automatisée, grâce au développement, par votre équipe technique, d’une application dédiée. Supermood met à votre disposition tous les outils pour que votre équipe technique puisse configurer votre application afin de : rechercher, ajouter, mettre à jour ou supprimer des utilisateurs.
Pour qui
Les structures possédant un SIRH, ayant la volonté d’automatiser le processus de mise à jour et ayant des besoins particuliers nécessitant des ajustements personnalisés.
Par exemple, votre équipe technique peut intervenir pour intégrer des règles de mise à jour poussées comme ‘si la date de début de contrat du collaborateur est dans le futur, alors le collaborateur n’est pas ajouté sur la plateforme’.
⇒ Pour en savoir plus : L'API User management
Vous avez encore des doutes sur la méthode qui conviendra le mieux à votre organisation ? Votre chargé de compte peut vous conseiller. N’hésitez pas à lui faire signe. 💌