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Vous pouvez économiser du temps et des efforts en configurant votre Système d’Information RH (SIRH) pour extraire et envoyer automatiquement les données démographiques de vos employés à Supermood grâce au protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP).

Les fichiers envoyés directement depuis votre SIRH vers Supermood via SFTP seront traités par la plateforme, vous permettant de mettre à jour les données de vos collaborateurs de façon automatique.

Pour que ce soit possible, votre SIRH doit prendre en charge les transferts automatiques de fichiers via un client SFTP et être capable de générer automatiquement des exports au format CSV. La grande majorité des SIRH peut le faire mais vous pouvez vous en assurer en contactant votre chargé de compte SIRH.

Vous trouverez ci-dessous des instructions générales sur la manière de procéder à l'intégration.

ℹ️ L'intégration SFTP n'est pas compatible avec les imports partiels (une population ciblée). Notez que sa mise en place nécessitera probablement l'aide de votre équipe informatique. Côté Supermood, vous aurez besoin de contacter votre Chargé de compte pour que celui-ci vous active l’option et vous ouvre un compte de test.

Étape 1 : Faire correspondre les champs

Avant de pouvoir faire des transferts de votre SIRH vers Supermood, il faut vous assurer que les deux parlent le même langage.

Pour cela, faites correspondre les noms des champs de votre SIRH à ceux de Supermood, ou l’inverse. Par exemple, si dans votre SIRH le genre de vos collaborateurs est consigné sous “Sexe”, remplacez l’intitulé par “Genre” comme inscrit sur la plateforme.

Au minimum, pour chaque employé vous devez inclure les informations de contact que sont : nom, prénom, adresse email ou matricule, langue, employé actif. Mais vous pouvez également inclure tout autre champ nécessaire à la bonne analyse de vos données.

ℹ️ Ces champs informations de contact ne peuvent pas être renommés dans la plateforme. Il faudra renommer le champ dans votre SIRH ou a minima dans l’export des données.

Pensez à consulter notre article sur la mise en place des filtres d'analyse (champs).

Étape 2 : Créer un export automatique dans votre SIRH

Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, vous devrez créer un export de votre SIRH au format CSV, contenant tous les employés et les données démographiques (champs/filtres) que vous souhaitez importer dans Supermood.

Pour que l’automatisation de la mise à jour fonctionne, le fichier CSV devra :

être généré automatiquement depuis votre SIRH
avoir sa première ligne composée du nom des champs exportés
avoir des virgules , pour séparateurs et des doubles quotes " pour entourer les chaînes de caractères
contenir l’ensemble de vos collaborateurs

⚠️ Contrairement au fonctionnement lors d’un import manuel, si un collaborateur est absent du fichier vous n’avez pas la possibilité de choisir entre sa suppression ou le passage de son statut à inactif : il est directement supprimé de la plateforme.

💡 Astuce : nous vous conseillons fortement d’intégrer la date de création du fichier dans les titres des exports pour les retrouver facilement en cas de besoin ou d’erreur.

Étape 3 : Créer une paire de clés SSH

Les clés SSH sont des clés de chiffrement, uniques, que vous générez et enregistrez sur votre ordinateur. Elles garantissent la sécurité de votre connexion SFTP.

La paire est composée d’une clé privée qui ne doit être connue et utilisée que par vous (ou très prudemment au sein de votre organisation), et une clé publique qui peut être partagée en toute sécurité en dehors de votre organisation. L'intégration utilise la combinaison des deux clés pour vérifier la sécurité de la connexion.

Vous trouverez des instructions pour créer une paire de clés SSH, ici pour Linux et Mac, et là pour Windows.

ℹ️ Notre SFTP ne prend en charge que les paires de clés openSSH, et non SSH2. Si votre SIRH ou votre outil de ligne de commande génère des clés au format SSH2, veillez à les convertir en openSSH.

Étape 4 : Connecter votre SIRH avec la plateforme

Côté plateforme Supermood

Rendez-vous dans Mon compte > Réglages > Intégrations et collez votre clé SSH publique dans le champ dédié.

⚠️ Attention : n’enregistrez pas tout de suite ! Vous pourrez cliquer sur le bouton “Enregistrer” une fois toutes les informations renseignées dans votre SIRH également.

Côté SIRH

1 - Pour établir la connexion avec Supermood, renseignez ces informations dans la page de configuration SFTP de votre SIRH :

Protocole : SFTP
Type de connexion : Fichier de clé (Key File)
Hôte/Nom d'hôte : disponible dans Mon compte > Réglages > Intégrations
Nom d'utilisateur : disponible dans Mon compte > Réglages > Intégrations
Port : disponible dans Mon compte > Réglages > Intégrations

ℹ️ Le nom d'hôte et le nom d'utilisateur sont sensibles à la casse (minuscule/majuscule). Assurez-vous de les copier directement depuis le formulaire de configuration figurant dans la plateforme.

2 - Configurez les envois de fichiers CSV générés automatiquement. Vous pouvez définir la fréquence de votre choix.
Nous vous recommandons une fréquence journalière afin d’avoir les informations les plus à jour sur la plateforme.

Enregistrez

Revenez à la plateforme, vérifiez bien que toutes les informations sont correctes, et cliquez sur “Enregistrer”. La connexion est établie. 🎉

Un souci au démarrage ? Quelques vérifications rapides

Si vous rencontrez des problèmes avec votre connexion SFTP, nous vous suggérons de la tester en effectuant d'abord une importation manuelle de vos données. Cela vous permettra de vous assurer que vos données sont valides et de vous concentrer sur la connexion SFTP.

Voici les étapes à suivre :

Exportez les données de vos employés depuis votre SIRH au format Excel.
Importez manuellement vos données sur la plateforme.
Assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs dans votre fichier de données.
Testez votre connexion SFTP en transférant les mêmes données via SFTP.
Si le transfert échoue, vous savez que le problème vient de votre connexion SFTP et non de votre fichier de données.

Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à nous faire signe à l’adresse [email protected] - nous serons ravis de vous venir en aide ! 🤝