Plusieurs facteurs peuvent influencer le taux de participation dès la création du sondage et jusqu'au lancement :
🧘♀️ Instaurer un climat favorable
Vous aurez beaucoup plus de chances de recueillir les retours de vos collaborateurs si :
vous les rassurez sur la confidentialité : leur identité et leurs données sont protégées. Informez-les sur la démarche Supermood, son caractère confidentiel et partagez-leur la section du centre d’aide qui leur est dédiée : Espace collaborateurs.
vos sondages sont diffusés au bon moment et sur les bons sujets.
Avoir le bon timing est essentiel pour optimiser votre taux de réponse. On a observé qu'en moyenne 50% des participants répondent dans les 2 premiers jours.
Il peut y avoir des périodes chargées pour vos équipes, ou encore des périodes où le contexte ne favorise pas la discussion sur certains sujets. Par exemple, si vous souhaitez sonder les collaborateurs sur leur environnement de travail, évitez de les sonder pendant une période de travaux. Il vaut mieux les sonder avant et après les rénovations pour comprendre l’impact des mesures mises en place sur le bien-être de vos équipes.
👌 Créer un sondage clair et concis
Pour capter l’intérêt des participants tout au long du sondage et ainsi améliorer la participation, veillez à être clair et concis.
Réduisez le temps de réflexion des participants en formulant des questions de façon claire et en limitant le nombre de questions par sondage. Si répondre à un sondage ne leur prend que 3 minutes, vos collaborateurs seront plus enclins à y répondre régulièrement et vous pourrez obtenir un suivi régulier.
De la même façon, évitez de débuter par une question ouverte, ou demandant trop de réflexion. Préférez placer ces questions en fin de sondage pour minimiser le risque d’abandon.
⚙️ Adapter la configuration
Une fois vos sondages créés, afin de maximiser votre taux de participation, n’oubliez pas de prendre en compte :
La fréquence d’envoi des sondages : assurez vous que le nombre de questions posées soit cohérent avec votre fréquence d’envoi. Si vous définissez une fréquence hebdomadaire, assurez-vous de n’avoir pas plus de 5 questions ; 8 questions pour les sondages bi-mensuels ou mensuels. Pour choisir la bonne fréquence, consultez l’article : Paramétrer la fréquence des sondages.
Les rappels : selon la durée de vos sondages, programmez un ou 2 rappels. Supermood envoie ces rappels uniquement aux personnes n’ayant pas encore répondu : pas de risque de relance intempestive !
👉 Notre recommandation : pour une durée d'une semaine, prévoyez un seul rappel en milieu de sondage et pour les durées de sondage plus longues, ajoutez un deuxième rappel 2 jours avant la fin de la période.
Les destinataires concernés : veillez à bien choisir votre liste de destinataires.
Si vos collaborateurs reçoivent des sondages qui ne les concernent pas, cela pourrait les décourager de répondre aux sondages suivants. Afin de configurer une liste de destinataires pour une population cible, consultez l’article : Définir la liste de destinataires.
📣 Planifier sa communication
Vos collaborateurs seront plus susceptibles de participer aux sondages si ceux-ci sont annoncés de façon adaptée.
Précisez l’objectif du sondage : présentez dans vos supports de communication pourquoi il est important de participer et à quoi vont servir leurs retours.
Communiquez les délais de réponse : indiquez la date de clôture du sondage ou le nombre de jours restants pour répondre afin de les encourager à répondre sur le moment.
Adoptez les bons canaux de communication pour vos équipes : l’emailing, les posters, les annonces en réunion, etc.
Personnalisez vos supports de communication : n’hésitez pas à personnaliser vos supports de communication et emails avec votre propre ton et indiquez de qui vient l’initiative. Vous pouvez également personnaliser les emails Supermood aux couleurs de votre entreprise ! Découvrez comment dans l’article : Personnaliser les emails et la charte graphique de l’espace collaborateur.
Vous voici fin prêt pour un lancement optimal ! Restez sur la bonne voie et retrouvez nos conseils pour Favoriser la participation : pendant le sondage et Favoriser la participation : après le sondage.