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Définir la liste des destinataires

Lizzie Jais
  • Mise à jour
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Disponible pour : Admins, Administrateurs de campagne

Au sein de chaque campagne, vous avez la possibilité de définir votre liste de destinataires. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Destinataires” de votre campagne.

Dans cet article :

Configurer la liste de destinataires 

Vous avez 2 options : soit inclure tous les collaborateurs actifs de votre compte, soit définir une population en fonction des caractéristiques des collaborateurs grâce aux filtres d'analyse. C’est en établissant des conditions par rapport à ces filtres d'analyse que vous pourrez cibler une population.

Voyons en détail comment configurer vos conditions.

Les conditions 

Vaut / Est différent de

Ces conditions prennent en compte les valeurs exactes. 

Par exemple, si vous souhaitez inclure le département Commercial à votre liste de diffusion, vous sélectionnerez :

Département <vaut> Commercial

À l'inverse, si vous souhaitez l'exclure, vous sélectionnerez :

Département <est différent de> Commercial

 

Contient / Ne contient pas

Ces conditions s’appliquent sur un mot ou une chaîne de mots au sein des valeurs définies.

Par exemple, si vous avez nommé toutes vos directions "Direction Commerciale", "Direction Technique"... vous pourrez inclure toutes les directions en sélectionnant :

Équipe <contient> Direction

À l’inverse, si vous souhaitez exclure toutes les directions :

Équipe <ne contient pas> Direction

 

N’est pas défini / Est défini

Ces conditions prennent en considération les critères d’un champ vide ou rempli. 

Par exemple, pour inclure tous les collaborateurs référencés au sein d’une équipe, sélectionnez :

Équipe <est défini>

À l’inverse, pour n’inclure que les personnes avec un champ vide dans le filtre "Équipe" :

Équipe <n’est pas défini>

 

Est passé depuis plus de / Date d’il y a moins de

Ces conditions permettent de définir des règles d’inclusion en fonction du temps écoulé. Elles sont très pratiques pour sonder les personnes en période d’intégration.

Par exemple, pour n’inclure que les personnes arrivées récemment dans l'entreprise (dans leur deuxième mois d’intégration), sélectionnez :

Entrée dans l’entreprise <date d’il y a moins de> 2 mois
ET
Entrée dans l’entreprise <est passé depuis plus de> 1 mois 

 

💡Astuce 
Pour ne pas risquer d'envoyer l'enquête aux mêmes personnes, ajustez la fréquence :

Fréquence 🟰 [Entrée dans l'entreprise date d'il y a moins de] ➖ [Entrée dans l'entreprise est passée depuis plus de]

Dans notre exemple, la fréquence idéale serait de 1 mois (2 mois - 1 mois = 1 mois d'écart). 

 

Date d’avant le / Date d’après le 

Ces conditions permettent de définir des règles d’inclusion en fonction de dates précises.

Par exemple, pour adresser un sondage à la génération Y (née entre 1984 et 1996), vous sélectionnerez :

Date de naissance <date d’après le> 31/12/1983
ET
Date de naissance <date d’avant le> 01/01/1997

 

⚠️ Les dates sélectionnées ne sont pas incluses. 

 

Les opérateurs ET et OU

ET

L’opérateur “ET” revient à additionner plusieurs conditions. Il faut qu'un collaborateur remplisse toutes ces conditions pour être inclus dans la liste de destinataires.

Par exemple, si vous souhaitez inclure les collaborateurs au sein du département commercial en France, sélectionnez : 

Département <vaut> Commercial
ET
Pays <vaut> France 


OU

L’opérateur “OU” indique qu’il suffit que le collaborateur remplisse une seule de ces conditions pour être inclus dans la liste de destinataires.

Par exemple, si vous souhaitez inclure tous les collaborateurs en France peu importe leur département et tous les collaborateurs au sein du département commercial peu importe leur pays, sélectionnez :

Pays <vaut> France
OU
Département <vaut> Commercial

 

 

Les sous-conditions

Lorsque vous avez besoin de définir une liste de destinataires un peu plus fine en impliquant les deux opérateurs “ET” et “OU”, vous pouvez configurer des sous-conditions. 

Pour créer une sous-condition, cliquez sur la flèche à droite de votre condition parente Capture_d_e_cran_2021-09-02_a__14.43.12.png. Cela aura pour effet de créer un bloc se comportant comme une parenthèse dans une équation. 

💡Astuce 

Pour éviter les répétitions et structurer votre liste de destinataires, vous pouvez :

  1. définir un premier bloc en indiquant tous les critères que vos populations ont en commun,
  2. puis un deuxième bloc pour spécifier les autres critères qui s'additionnent à ce premier bloc.

Par exemple : 

Si vous souhaitez sonder les collaborateurs des départements Siège, Commercial et Technique en France, vous pouvez définir votre liste de destinataires comme suit : 

Capture_d_e_cran_2021-09-02_a__14.44.18.png

Si vous souhaitez sonder les collaborateurs des départements Siège, Commercial et Technique en France ainsi que les collaborateurs de l’équipe Administration aux Etats-Unis, vous pouvez définir votre liste de destinataires comme suit : 

Capture_d_e_cran_2021-09-02_a__14.44.52.png

Que faire si les destinataires ne sont pas identifiables grâce à un filtre ?

Vous avez 2 cas de figures possibles.

  1. Si les informations permettant d'identifier vos destinataires sont accessibles dans votre SIRH ou logiciel de gestion de paie, vous pouvez ajouter les filtres d'analyse correspondants et définir votre liste en fonction de ces nouveaux champs.

  2. Si aucun critère de regroupement ne permet de les identifier dans votre SIRH ou logiciel de paie, vous pouvez créer ce critère en ajoutant un filtre Oui/Non “Liste de diffusion - Nom de la campagne“. Il vous suffira alors de mettre à jour votre base de données en renseignant s’ils doivent "Oui" ou "Non" faire partie de la liste de destinataires de votre campagne.
    Une fois la campagne terminée, vous pourrez supprimer le filtre d'analyse si vous ne pensez plus en avoir besoin.     

Mise à jour dynamique de la liste de destinataires

Une campagne dynamique, un sondage statique

La liste de destinataires d’une campagne est dynamique. Dès lors que des collaborateurs correspondants aux critères définis sont ajoutés ou supprimés du compte, la liste des destinataires de la campagne se mettra à jour automatiquement avec les entrées et les sorties.

En revanche, la liste des destinataires d’un sondage reste figée de son lancement à sa fin. Cela veut dire qu’il n’est pas possible d’ajouter des destinataires à un sondage en cours : les changements effectués sur la liste de destinataires de la campagne prendront effet pour le prochain sondage.
⇒ Pour en savoir plus : Mettre à jour les collaborateurs en cours de sondage

Le statut actif / inactif

Afin que vos collaborateurs soient inclus dans la liste de diffusion, ils doivent être actifs au moment du lancement du sondage.

En rendant un collaborateur inactif, vous le retirez temporairement des listes de diffusion de l’ensemble de vos sondages et/ou du SuperLike. Ils ne seront ainsi pas comptabilisés dans vos taux de participation.👌 

 

Si vous avez la moindre question, vous pouvez contacter notre équipe support à l’adresse hello@supermood.fr !

 

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