Définir la liste des destinataires

Disponible pour : Admins, Administrateurs de campagne

Au sein de chaque campagne, vous avez la possibilité de définir votre liste de destinataires. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Destinataires” de votre campagne.

Dans cet article :

• Configurer la liste de destinataires
  • Les conditions
  • Les opérateurs ET et OU
  • Les sous-conditions
• Que faire si les destinataires ne sont pas identifiables grâce à un filtre ?
• Mise à jour dynamique de la liste de destinataires
  • Une campagne dynamique, un sondage statique
  • Le statut actif / inactif

Configurer la liste de destinataires 

Vous avez 2 options : soit inclure tous les collaborateurs actifs de votre compte, soit définir une population en fonction des caractéristiques des collaborateurs grâce aux filtres d'analyse. C’est en établissant des conditions par rapport à ces filtres d'analyse que vous pourrez cibler une population.

Voyons en détail comment configurer vos conditions.

Les conditions 

Les conditions pour les filtres texte et les filtres oui/non

• Vaut / Est différent de : ces conditions prennent en compte les valeurs exactes. 

• Contient / Ne contient pas : ces conditions s’appliquent sur un mot ou une chaîne de mots au sein des valeurs définies.

• N’est pas défini / Est défini : ces conditions prennent en considération les critères d’un champ vide ou rempli. 

Les conditions pour les filtres date

Les filtres d'analyse date (“Date de naissance” et “Entrée dans l’entreprise”), sont particuliers parce qu’ils peuvent être ordonnés. Ils ont donc des conditions particulières. 

• Est passé depuis plus de / Date d’il y a moins de : permettent de définir des règles d’inclusion en fonction du temps écoulé.

💡Astuce : Très pratique pour créer une liste de destinataires dynamique et sonder les personnes en période d’intégration.
Pour ne pas risquer d'envoyer l'enquête aux mêmes personnes, faites coïncider la fréquence avec la différence de temps que vous avez choisie dans : "Entrée dans l'entreprise date d'il y a moins de" et "Entrée dans l'entreprise est passée depuis plus de".
Dans notre exemple, la fréquence idéale serait de 1 mois (2 mois - 1 mois = 1 mois d'écart). 

• Date d’avant le / Date d’après le : permettent de définir des règles d’inclusion en fonction de dates précises.

ℹ️ Si vous utilisez l'option "dates d'après le", les utilisateurs dont la date est sélectionnée seront également inclus dans la liste des destinataires alors qu’avec l'option 'dates d'avant le', les utilisateurs ayant la date sélectionnée ne seront pas inclus dans la liste des destinataires.

Les opérateurs ET et OU

ET

L’opérateur “ET” revient à additionner plusieurs conditions. Il faut qu'un collaborateur remplisse toutes ces conditions pour être inclus dans la liste de destinataires.

OU

L’opérateur “OU” indique qu’il suffit que le collaborateur remplisse une seule de ces conditions pour être inclus dans la liste de destinataires.

Les sous-conditions

Lorsque vous avez besoin de définir une liste de destinataires un peu plus fine en impliquant les deux opérateurs “ET” et “OU”, vous pouvez configurer des sous-conditions. 

Pour créer une sous-condition, cliquez sur la flèche à droite de votre condition parente .
Cela aura pour effet de créer un bloc se comportant comme une parenthèse dans une équation. 

💡Astuce : Pour éviter les répétitions et structurer votre liste de destinataires, vous pouvez définir un premier bloc en indiquant tous les critères que vos populations ont en commun, puis un deuxième bloc pour spécifier les autres critères qui s'additionnent à ce premier bloc.

Par exemple : 

• Si vous souhaitez sonder les collaborateurs des départements Siège, Commercial et Technique en France, vous pouvez définir votre liste de destinataires comme suit : 

• Si vous souhaitez sonder les collaborateurs des départements Siège, Commercial et Technique en France ainsi que les collaborateurs de l’équipe Administration aux Etats-Unis, vous pouvez définir votre liste de destinataires comme suit : 

Que faire si les destinataires ne sont pas identifiables grâce à un filtre ?

Vous avez 2 cas de figures possibles : 

• Si des critères dans votre Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) permettent de les identifier :
  Vous pouvez ajouter les filtres d'analyse correspondants.

• Si aucun critère de regroupement ne permet de les identifier dans votre SIRH :
  Seuls les matricules ou les adresses emails permettent d’identifier vos destinataires ? Pas de panique ! Vous pouvez ajouter un filtre oui/non “Liste de diffusion - Campagne“. Il vous suffira alors de mettre à jour votre base de données collaborateurs en renseignant s’ils doivent oui ou non faire partie de la liste de destinataires de votre campagne. Une fois la campagne terminée, vous pourrez supprimer le filtre d'analyse si vous ne pensez plus en avoir besoin.
  
  

Mise à jour dynamique de la liste de destinataires

Une campagne dynamique, un sondage statique

La liste de destinataires d’une campagne est dynamique. Dès lors que des collaborateurs correspondants aux critères définis dans cette liste sont ajoutés ou supprimés du compte, ils seront automatiquement mis à jour dans la liste des destinataires de votre campagne. 

En revanche, la liste de diffusion d’un sondage reste figée de son lancement à sa fin. Cela veut dire qu’il n’est pas possible d’ajouter des destinataires à un sondage en cours : les changements effectués sur la liste de destinataires de la campagne prendront effet dès l’envoi du prochain sondage au sein de la campagne. 

Le statut actif / inactif

Afin que vos collaborateurs soient inclus dans la liste de diffusion, ils doivent être actifs au moment du lancement du sondage. En rendant un collaborateur inactif, vous le retirez temporairement des listes de diffusion de l’ensemble de vos sondages et/ou du SuperLike. 

Notre recommandation: 

Nous vous recommandons de toujours intégrer l’ensemble des collaborateurs sur votre compte et de les définir comme actif ou inactif lors de vos mises à jour régulières. De cette façon, en fonction des caractéristiques des collaborateurs,  les listes de destinataires de vos campagnes seront automatiquement  mises à jour.