Disponible pour : Administrateurs
Vous souhaitez donner de nombreux accès de Lecteurs pour permettre à vos collègues et managers de consulter les résultats de sondage et de visualiser les membres de leurs équipes sur un périmètre précis ? Vous êtes au bon endroit !
On vous indique ici comment créer des règles d'accès pour automatiser l'attribution d'accès de Lecteur. Une fois vos règles créées, vous pourrez donner des accès via un import Excel ou directement depuis le profil d'un utilisateur. 👌
ℹ️ Le mode automatique permet de créer des règles pour automatiser l’attribution des accès lecteurs de résultats. Il est recommandé au-delà de 10 utilisateurs à ajouter. |
🤖 Ajouter des lecteurs avec le mode automatique
Le mode automatique permet de définir des règles d'accès basées sur les champs des utilisateurs.
Si vous observez une information en bleu indiquant que vous avez des règles d'accès, alors votre compte est configuré avec le mode d’ajout automatique. Le cas échéant, vérifiez si les règles en place répondent à vos besoins ou créez de nouvelles règles de droits.
En amont de la démarche
1. Vérifier les règles existantes
Commencez par regarder les règles mises en place dans Équipes > Rôles et droits d'accès > Lecteurs > Gérer les règles d'accès : vérifiez quels filtres d'analyse permettent de définir les droits.
Dans l’exemple ci-dessus, les utilisateurs ayant la règle de droits “Manager de direction” peuvent voir les résultats et les équipes de la direction renseignée dans leur champ Périmètre.
2. Renseigner les champs Règle d'accès (et éventuellement “Périmètre”)
Pour ajouter un nouveau lecteur, il vous suffit de renseigner la bonne règle de droits dans son profil et, si nécessaire, son périmètre.
De la même façon que pour toute autre information d’un collaborateur, vous pouvez renseigner ces informations via :
- la modification manuelle d’un collaborateur pour donner des accès à un ou deux utilisateurs,
- l’import de la liste de collaborateurs pour une configuration groupée,
- ou la mise à jour automatique de votre base de collaborateurs grâce à notre API.
Sinon, créez une règle d'accès étape par étape ! 👇
Dans cet article :
- Étape 1 : Créez une règle d’accès et donnez-lui un nom
- Étape 2 : Définissez son périmètre d’accès
- Étape 3 : Ajoutez les filtres de comparaison
- Etape 4 : Attribuez la règle aux collaborateurs concernés
Étape 1 : Créez une règle d’accès et donnez-lui un nom
Rendez-vous dans le menu Equipes > Rôles et droits d'accès > Lecteurs.
- Si aucune règle n'a encore été créée : cliquez sur Ajouter un lecteur > Mode automatique > Nouvelle Règle
- S'il y a déjà une ou plusieurs règles créées : cliquez sur Gérer les règles d’accès > Nouvelle règle
ℹ️ Pour rappel, si vous avez déjà des lecteurs ajoutés en mode manuel, pensez à les supprimer d’abord pour ensuite leur donner des accès en mode automatique. Vous devez choisir entre le mode automatique et le mode manuel.
💡 Astuce |
Étape 2 : Définissez son périmètre d’accès
Une fois le nom choisi, définissez le périmètre de cette règle (“peut voir”), cela peut être l'ensemble des résultats et des collaborateurs ou un périmètre ciblé.
Pour définir un périmètre ciblé, vous avez 2 options :
- CAS 1 (le plus global) : les lecteurs doivent voir tous les résultats et avoir accès aux informations de toutes les équipes, quelles que soient les équipes concernées.
- CAS 2 (le plus commun) : les lecteurs doivent voir les résultats et avoir accès aux informations des collaborateurs de leur propre équipe / pays / région / département…
- CAS 3 (le plus spécifique) : les lecteurs doivent voir les résultats et avoir accès aux informations des collaborateurs d’une équipe / pays / région… dans laquelle ils ne figurent pas.
CAS 1 : les lecteurs doivent voir tous les résultats et toutes les équipes
Si vous souhaitez donner accès aux résultats de toutes les équipes de l'entreprise, remplissez comme suit : Peuvent voir tous les collaborateurs
CAS 2 : Les lecteurs doivent voir les résultats et la liste de leur propre équipe
Si vous souhaitez donner accès aux résultats et la liste des collaborateurs de leur Département, remplissez comme suit : Peuvent voir les résultats des collaborateurs dont 'Département' est égal à leur 'Département'
Le fonctionnement sera le même quel que soit le niveau d'accès (filtre) voulu : Pays, Région, Département, etc.
Exemple : → Michel est dans le département Commercial, dans le champs 'Département' de son profil, on trouve la valeur 'Commercial'. Il verra donc les résultats et la liste des collaborateurs du département Commercial. → Jeanne est dans le département Comptabilité, dans le champs 'Département' de son profil, on trouve la valeur 'Comptabilité'. Elle verra donc les résultats et la liste des collaborateurs du département Comptabilité. |
CAS 3 : Les lecteurs doivent voir les résultats et la liste d’une équipe dans laquelle ils ne figurent pas
Vous allez devoir créer un champ supplémentaire - que vous pouvez appeler “Périmètre”. Ce champ sera disponible dans les fiches des collaborateurs et vous permettra de spécifier les accès pour les collaborateurs concernés.
- Rendez-vous dans Equipes > Filtres d'analyse > Ajouter un filtre, choisissez le format Texte et nommez le champs "Périmètre" - Filtrable : oui.
- Retournez sur votre règle Equipe > Droits et accès > Lecteurs, remplissez comme suit : Peuvent voir les résultats des collaborateurs dont 'Équipe' est égal à leur 'Périmètre'
Le fonctionnement sera le même, quel que soit le niveau d'accès voulu (Région, Département, etc.) : vous pouvez utiliser le même champs "Périmètre" pour délimiter les droits d’accès.
⚠️ Les valeurs dans le champs Périmètre doivent avoir exactement la même syntaxe que dans les filtres correspondants. |
Exemple : Prenons la règle, Peuvent voir les résultats des collaborateurs dont 'Région' est égal à leur 'Périmètre' : → Michel est dans la région ILE-DE-FRANCE mais il manage la région PACA. On va donc renseigner dans son profil Périmètre = PACA. Il verra ainsi les résultats et aura accès à la liste des collaborateurs qui ont pour région : PACA. → Jeanne, quant à elle, est aussi dans la région ILE-DE-FRANCE mais manage la région Auvergne Rhône-Alpes. On va donc renseigner dans son profil Périmètre = Auvergne Rhône-Alpes. Elle verra ainsi les résultats et la liste des collaborateurs qui ont pour région Auvergne Rhône-Alpes. |
Étape 3 : Ajoutez les filtres de comparaison
Sélectionnez tous les filtres que vous souhaitez mettre à disposition des lecteurs pour zoomer sur une sous-population ou comparer les résultats selon d’autres dimensions d’analyse.
Exemple : Peuvent comparer les populations selon Pays, Type de contrat, Département |
Enfin, cliquez sur “Créer la règle”. 👌
Étape 4 : Attribuez la règle aux collaborateurs concernés
Votre règle d’accès est désormais activée, il ne vous reste plus qu’à remplir le champ “Règle d’accès” (et éventuellement “Périmètre”) pour ajouter les lecteurs !
- Pour un ou deux utilisateurs : sélectionnez la bonne règle d’accès dans la fiche de l'utilisateur.
- Pour plusieurs utilisateurs : importez les lecteurs en complétant la colonne “Règle d’accès” dans votre fichier (et Périmètre si nécessaire).
Et voilà ! 🚀
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous faire signe à hello@supermood.fr.
Commentaires
0 commentaire
Cet article n'accepte pas de commentaires.