Disponible pour : Administrateurs

Vous souhaitez donner de nombreux accès de Lecteurs pour permettre à vos collègues et managers de consulter les résultats de sondage  et de visualiser les membres de leurs équipes sur un périmètre précis ? Vous êtes au bon endroit !

On vous indique ici comment créer des règles d'accès pour automatiser l'attribution d'accès de Lecteur. Une fois vos règles créées, vous pourrez donner des accès via un import Excel ou directement depuis le profil d'un utilisateur. 👌

🤖 Ajouter des lecteurs avec le mode automatique

Le mode automatique permet de définir des règles d'accès basées sur les champs des utilisateurs. 

Si vous observez une information en bleu indiquant que vous avez des règles d'accès, alors votre compte est configuré avec le mode d’ajout automatique. Le cas échéant, vérifiez si les règles en place répondent à vos besoins ou créez de nouvelles règles de droits.

En amont de la démarche

1. Vérifier les règles existantes

Commencez par regarder les règles mises en place dans Équipes > Rôles et droits d'accès > Lecteurs  > Gérer les règles d'accès : vérifiez quels filtres d'analyse permettent de définir les droits. 

Dans l’exemple ci-dessus, les utilisateurs ayant la règle de droits “Manager de direction” peuvent voir les résultats et les équipes de la direction renseignée dans leur champ Périmètre. 

2. Renseigner les champs Règle d'accès (et éventuellement “Périmètre”)

Pour ajouter un nouveau lecteur, il vous suffit de renseigner la bonne règle de droits dans son profil et, si nécessaire, son périmètre. 

De la même façon que pour toute autre information d’un collaborateur, vous pouvez renseigner ces informations via :  

• la modification manuelle d’un collaborateur pour donner des accès à un ou deux utilisateurs,
• l’import de la liste de collaborateurs pour une configuration groupée, 
• ou la mise à jour automatique de votre base de collaborateurs grâce à notre API. 

Sinon, créez une règle d'accès étape par étape ! 👇

Dans cet article : 

• Étape 1 : Créez une règle d’accès et donnez-lui un nom
• Étape 2 : Définissez son périmètre d’accès 
• Étape 3 : Ajoutez les filtres de comparaison 
• Etape 4 : Attribuez la règle aux collaborateurs concernés

Étape 1 : Créez une règle d’accès et donnez-lui un nom

Rendez-vous dans le menu Equipes > Rôles et droits d'accès > Lecteurs.

• Si aucune règle n'a encore été créée : cliquez sur Ajouter un lecteur > Mode automatique > Nouvelle Règle 
• S'il y a déjà une ou plusieurs règles créées : cliquez sur Gérer les règles d’accès > Nouvelle règle

ℹ️ Pour rappel, si vous avez déjà des lecteurs ajoutés en mode manuel, pensez à les supprimer d’abord pour ensuite leur donner des accès en mode automatique. Vous devez choisir entre le mode automatique et le mode manuel. 

Étape 2 : Définissez son périmètre d’accès

Une fois le nom choisi, définissez le périmètre de cette règle (“peut voir”), cela peut être l'ensemble des résultats et des collaborateurs  ou un périmètre ciblé. 

Pour définir un périmètre ciblé, vous avez 2 options :

• CAS 1 (le plus global) : les lecteurs doivent voir tous les résultats et avoir accès aux informations de toutes les équipes, quelles que soient les équipes concernées.
• CAS 2 (le plus commun) : les lecteurs doivent voir les résultats et avoir accès aux informations des collaborateurs de leur propre équipe / pays / région / département…
• CAS 3 (le plus spécifique) : les lecteurs doivent voir les résultats et avoir accès aux informations des collaborateurs d’une équipe / pays / région… dans laquelle ils ne figurent pas.

CAS 1 : les lecteurs doivent voir tous les résultats et toutes les équipes

Si vous souhaitez donner accès aux résultats de toutes les équipes de l'entreprise, remplissez comme suit : Peuvent voir tous les collaborateurs

CAS 2 : Les lecteurs doivent voir les résultats et la liste de leur propre équipe

Si vous souhaitez donner accès aux résultats et la liste des collaborateurs de leur Département, remplissez comme suit : Peuvent voir les résultats des collaborateurs dont 'Département' est égal à leur 'Département'
Le fonctionnement sera le même quel que soit le niveau d'accès (filtre) voulu : Pays, Région, Département, etc.

CAS 3 : Les lecteurs doivent voir les résultats et la liste d’une équipe dans laquelle ils ne figurent pas

Vous allez devoir créer un champ supplémentaire - que vous pouvez appeler “Périmètre”. Ce champ sera disponible dans les fiches des collaborateurs et vous permettra de spécifier les accès pour les collaborateurs concernés.

1. Rendez-vous dans Equipes > Filtres d'analyse > Ajouter un filtre, choisissez le format Texte et nommez le champs "Périmètre" - Filtrable : oui.
2. Retournez sur votre règle Equipe > Droits et accès > Lecteurs, remplissez comme suit : Peuvent voir les résultats des collaborateurs dont 'Équipe' est égal à leur 'Périmètre'

Le fonctionnement sera le même, quel que soit le niveau d'accès voulu (Région, Département, etc.) : vous pouvez utiliser le même champs "Périmètre" pour délimiter les droits d’accès.

Étape 3 : Ajoutez les filtres de comparaison 

Sélectionnez tous les filtres que vous souhaitez mettre à disposition des lecteurs pour zoomer sur une sous-population ou comparer les résultats selon d’autres dimensions d’analyse.

Enfin, cliquez sur “Créer la règle”. 👌

Étape 4 : Attribuez la règle aux collaborateurs concernés

Votre règle d’accès est désormais activée, il ne vous reste plus qu’à remplir le champ “Règle d’accès” (et éventuellement “Périmètre”) pour ajouter les lecteurs !

• Pour un ou deux utilisateurs : sélectionnez la bonne règle d’accès dans la fiche de l'utilisateur.
• Pour plusieurs utilisateurs : importez les lecteurs en complétant la colonne “Règle d’accès” dans votre fichier (et Périmètre si nécessaire). 

Et voilà ! 🚀

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous faire signe à hello@supermood.fr.