Les différents moyens de mettre à jour sa base de collaborateurs

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Pour pouvoir exploiter les outils d'analyse de Supermood au mieux, vous allez devoir fournir quelques informations au sujet de vos collaborateurs : leur nom, leur adresse email ou leur matricule, la ou les équipes dont ils font partie, ainsi que d’autres données démographiques. 

Ces données seront très probablement amenées à changer au fil du temps, à mesure que vous utiliserez la plateforme. C'est pourquoi il est important de les tenir à jour. 

Pour cela, nous mettons à votre disposition plusieurs moyens : 

• la mise à jour manuelle
• les imports Excel
• l’intégration SFTP
• l’API User management

Nous allons ici décrire ces 4 approches et vous donner des clés pour choisir celle qui vous correspond le mieux. 

🖐 La mise à jour manuelle

Comme son nom l’indique, cette méthode consiste à entrer les informations de vos collaborateurs à la main dans la plateforme. 

Avantages : simple et rapide. En quelques clics, vous avez fait votre modification.
Inconvénients : chaque modification est faite individuellement. Au-delà de quelques informations, la répétition en fait un processus long à très long. De plus, une modification manuelle est plus susceptible d'être sujette à des erreurs de frappe.

Pour qui

Les structures avec peu d’informations à mettre à jour : 

• les entreprises de très petite taille ; 
• les entreprises enregistrant très peu de changements au niveau RH. Celles-ci pourront par exemple effectuer un import Excel au tout début pour mettre en place leur base de collaborateurs, puis effectuer les modifications nécessaires à la volée.

Au-delà de 10 collaborateurs à mettre à jour par mois, on estime que passer par une autre méthode est plus adapté.

La mise à jour manuelle peut aussi être pratique pour rectifier une information cruciale en attendant la prochaine mise à jour via un import Excel (voir la section suivante). 

⚠️ Attention toutefois, si l’information corrigée manuellement sur la plateforme n’est pas corrigée également dans le prochain fichier d’import, les données reviendront à leur état initial.

⇒ Pour en savoir plus : Ajouter, modifier et supprimer manuellement un collaborateur

📗 Les imports Excel

Cette méthode consiste à importer régulièrement (en général une fois par mois) un fichier Excel contenant toutes les informations relatives aux collaborateurs. 

Avantages : elle permet de mettre à jour toutes les données collaborateurs d'un coup, évitant ainsi la multiplication des manipulations.
Inconvénients : des mises à jour mensuelles ne permettent pas d'avoir une base de données à jour en permanence. En outre, il est toujours nécessaire d’avoir un responsable qui fait cette manipulation manuellement.

Pour qui

• Les structures ne possédant pas de Système d'Information RH (SIRH) ou dont le SIRH ne contient pas toutes les informations nécessaires ;
• Les structures ayant un SIRH exhaustif mais n'ayant pas la possibilité de mettre en place une intégration SFTP ou API.

⇒ Pour en savoir plus : Importer sa liste de collaborateurs

🔐 L’intégration SFTP

Cette méthode consiste à automatiser la mise à jour de votre base de collaborateurs en configurant votre SIRH pour extraire et envoyer automatiquement les données de vos employés à Supermood grâce au protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP).

Si cette méthode vous est accessible, nous vous conseillons de la privilégier car son principe est simple et sûr : il s’agit en somme d’une copie des données de votre base transférée en toute sécurité. Elle évite au maximum les erreurs et vous dispense de manipulations additionnelles.

Pour qui

• Toute structure possédant un SIRH supportant les envois SFTP.
• Un SIRH exhaustif, qui contient toutes les informations nécessaires au fonctionnement Supermood

⇒ Pour en savoir plus : Mettre en place l’intégration SFTP 

⚙️ L’API User management

Cette méthode consiste à la mise à jour de la base de collaborateurs de façon automatisée, grâce au développement, par votre équipe technique, d’une application dédiée. Supermood met à votre disposition tous les outils pour que votre équipe technique puisse configurer votre application afin de : rechercher, ajouter, mettre à jour ou supprimer des utilisateurs.

Pour qui

• Les structures possédant un SIRH, ayant la volonté d’automatiser le processus de mise à jour et ayant des besoins particuliers nécessitant des ajustements personnalisés.

Par exemple, votre équipe technique peut intervenir pour intégrer des règles de mise à jour poussées comme ‘si la date de début de contrat du collaborateur est dans le futur, alors le collaborateur n’est pas ajouté sur la plateforme’.

⇒ Pour en savoir plus : L'API User management

Vous avez encore des doutes sur la méthode qui conviendra le mieux à votre organisation ? Votre chargé de compte peut vous conseiller. N’hésitez pas à lui faire signe. 💌