Définir un procédé de mise à jour de la base collaborateurs

Lors de la mise en place de Supermood, vous avez importé une première fois les informations relatives aux collaborateurs. Pour avoir des résultats fiables et dans un souci de respect de la RGPD, vous serez amené·e à régulièrement mettre à jour ces données. 

Retrouvez ici nos conseils pour définir le procédé de mise à jour le plus adapté à votre contexte. 

Dans cet article :

• Définir la fréquence de mise à jour
• Choisir la méthode de mise à jour
• Désigner un responsable et des référents 

⏱ Définir la fréquence de mise à jour 

Garder une base de données collaborateurs à jour est essentiel pour :

• actualiser automatiquement les listes de destinataires de vos sondages (et ainsi obtenir des résultats et une participation cohérents),
• rester conforme à la RGPD en supprimant les informations des collaborateurs sortants. 

Pour choisir la fréquence de mise à jour la plus cohérente pour votre structure, basez-vous sur l'envoi de vos sondages et les mouvements de vos effectifs. Si vous avez beaucoup de départs, d'arrivées, ou de mobilités internes, assurez-vous que ces changements soient reflétés dans votre base avant chaque lancement de sondage !

🧰 Choisir la méthode de mise à jour

Supermood propose plusieurs méthodes pour mettre à jour votre base de données collaborateurs. En fonction de votre contexte et de vos moyens, vous pouvez opter pour des solutions automatisées, manuelles ou de modification en masse : 

• la mise à jour manuelle, pour les modifications ponctuelles ; 
• les imports Excel, pour les mises à jour de masse ;
• l'intégration SFTP ou l’API User Management pour automatiser le processus de mise à jour.

⇒ Pour en savoir plus : Les différents moyens de mettre à jour sa base collaborateurs

💁 Désigner un responsable et des référents

On n’est jamais à l'abri de petites coquilles : des adresses e-mail erronées, des collaborateurs en congé toujours renseignés comme actifs, etc. Rassurez-vous : vous pourrez corriger ces coquilles au fur et à mesure. Le tout est de pouvoir les repérer en donnant aux collaborateurs la possibilité de signaler les erreurs ou omissions qu'ils ont identifiées. 

C’est pourquoi il est essentiel de désigner un responsable et éventuellement des référents. 

➤ Le responsable des mises à jour 

Le ou la responsable sera en charge des mises à jour de bases de données et des ajustements éventuels. 

• Qui ? C’est généralement la ou le responsable de votre Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) qui est désigné pour ce rôle. Ceci afin que les coquilles repérées dans votre base Supermood soient également corrigées dans votre SIRH.
  
  
• Quels accès ? Pour renseigner et modifier les informations des collaborateurs, il ou elle aura besoin d’accès administrateur.
  ⇒ Pour en savoir plus : Ajouter un administrateur
  

➤ Les référents d’équipe

Les référents seront en charge de vérifier les listings des collaborateurs pour leurs équipes respectives et de remonter au responsable les éventuelles corrections à apporter.

• Qui ? Les managers de proximité ou responsables RH sont les personnes les plus avisées pour ce rôle. Ayant la connaissance des équipes, elles seront les plus à même de collecter les requêtes des collaborateurs et repérer des erreurs.
  
  
• Quels accès ? Pour extraire et visualiser la liste des collaborateurs dans un périmètre défini, ils auront besoin d’accès gestionnaires d’équipe.
  ⇒ Pour en savoir plus : Ajouter un gestionnaire d’équipe

Vous avez encore des doutes sur le procédé qui conviendra le mieux à votre organisation ? Votre Account Manager peut vous conseiller. N’hésitez pas à lui faire signe.